ForgeWise Recall
Laatst bijgewerkt: 23 april 2026
Dit document is opgesteld voor gebruik in samenhang met de overige ForgeWise-documentatie. In geval van tegenstrijdigheid gelden de afspraken uit de ondertekende overeenkomst en eventuele verwerkersovereenkomst of SLA.
ForgeWise B.V.: ForgeWise B.V., gevestigd te Brielle, Nederland, hierna te noemen: Aanbieder.
Dienst: de SaaS-applicatie ForgeWise Recall, inclusief alle bijbehorende functionaliteiten voor het opnemen, transcriberen, analyseren, opslaan, exporteren en beheren van meetingdata.
Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die met de Aanbieder een overeenkomst sluit voor het gebruik van de Dienst.
Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens de Klant toegang heeft tot en gebruikmaakt van de Dienst.
Data: alle door of namens de Klant via de Dienst verwerkte of opgeslagen gegevens, waaronder audio-opnames, transcripties, analyses, metadata, namen, instellingen en andere inhoud.
Overeenkomst: de tussen Aanbieder en Klant gesloten overeenkomst met betrekking tot de Dienst, inclusief deze algemene voorwaarden en eventuele bijlagen.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op ieder aanbod van de Aanbieder en op iedere Overeenkomst met betrekking tot de Dienst.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
De toepasselijkheid van algemene of inkoopvoorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
Indien documenten onderling tegenstrijdig zijn, geldt de volgende rangorde: de schriftelijk overeengekomen offerte of overeenkomst, daarna de verwerkersovereenkomst, vervolgens een eventueel overeengekomen SLA en daarna deze algemene voorwaarden.
De Dienst biedt functionaliteit voor het opnemen, transcriberen en analyseren van meetings met behulp van software en kunstmatige intelligentie.
De Aanbieder levert de Dienst op basis van een inspanningsverplichting.
De Aanbieder garandeert niet dat transcripties, analyses, samenvattingen, actiepunten of andere output volledig, foutloos of geschikt voor een specifiek doel zijn.
De Klant en Gebruikers blijven zelf verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid en bruikbaarheid van door de Dienst gegenereerde output voordat daarop wordt vertrouwd of gehandeld.
De Aanbieder is gerechtigd de Dienst van tijd tot tijd aan te passen, te verbeteren of uit te breiden. Indien een wijziging een wezenlijk negatieve impact heeft op het gebruik van de Dienst, zal de Aanbieder de Klant daarover tijdig informeren.
De Klant is verantwoordelijk voor het correcte en zorgvuldige gebruik van accounts, inloggegevens, sleutels, tokens, API-keys en andere toegangsgegevens.
De Klant zorgt ervoor dat uitsluitend geautoriseerde Gebruikers toegang hebben tot de Dienst en dat toegangsrechten tijdig worden ingetrokken of aangepast wanneer daar aanleiding voor is.
De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van passende beveiligingsmaatregelen aan zijn zijde, waaronder waar beschikbaar multi-factor authenticatie.
De Klant en Gebruikers zullen de Dienst uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de wet, de Overeenkomst en deze voorwaarden.
Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige, frauduleuze of misleidende doeleinden, voor het verwerken van gegevens zonder geldige rechtsgrond of op een wijze die de beveiliging, beschikbaarheid of integriteit van de Dienst kan schaden.
Reverse engineering, ongeautoriseerde penetratietests, scraping of ander misbruik zijn niet toegestaan, tenzij schriftelijk toestemming is gegeven.
De Aanbieder mag maatregelen nemen indien sprake is van misbruik, beveiligingsrisico's of overtreding van deze voorwaarden, waaronder tijdelijke beperking of opschorting van toegang.
De Aanbieder streeft naar een beschikbaarheid van 99% per kalendermaand, exclusief gepland onderhoud, overmacht en storingen bij derden waarop de Aanbieder redelijkerwijs geen invloed heeft.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geldt deze beschikbaarheid uitsluitend als streefwaarde en niet als resultaatsverplichting of afzonderlijke servicegarantie.
De Aanbieder is niet aansprakelijk voor onderbrekingen of vertragingen veroorzaakt door derden, waaronder hostingproviders, netwerkleveranciers, internetproviders, cloudleveranciers, e-mailproviders en externe AI-diensten.
Gepland onderhoud wordt waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aangekondigd.
Voor het gebruik van de Dienst is de Klant de overeengekomen vergoeding verschuldigd.
Tenzij anders overeengekomen, worden facturen elektronisch en vooraf verstrekt. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum.
Indien de Klant niet tijdig betaalt, is de Aanbieder gerechtigd wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen en de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk op te schorten na voorafgaande waarschuwing.
De Aanbieder is gerechtigd tarieven periodiek aan te passen. Wijzigingen worden tijdig vooraf aangekondigd en gelden, tenzij anders overeengekomen, vanaf de eerstvolgende verlengingsperiode.
De Overeenkomst wordt aangegaan voor de overeengekomen abonnementsperiode en wordt, tenzij anders overeengekomen, na afloop stilzwijgend verlengd met dezelfde periode.
Tenzij anders overeengekomen, kan de Klant de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen tegen het einde van de lopende abonnementsperiode.
De Aanbieder mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk opschorten of beëindigen indien de Klant wezenlijk tekortschiet, de Dienst onrechtmatig of in strijd met deze voorwaarden gebruikt, of voortzetting van de Dienst een reëel beveiligings- of compliance-risico oplevert.
Audio-opnames worden verwerkt binnen de daarvoor ingerichte infrastructuur van de Dienst, zoals overeengekomen met de Klant.
Audio-opnames worden in beginsel automatisch verwijderd uiterlijk 7 dagen na verwerking, tenzij een kortere termijn is ingesteld of verwijdering eerder plaatsvindt door of namens de Klant.
Transcripties, analyses en andere door de Dienst gegenereerde gegevens worden bewaard zolang het account van de Klant actief is, tenzij deze eerder worden verwijderd.
Voor bepaalde functionaliteiten, waaronder AI-analyse, kan de Aanbieder gebruikmaken van externe dienstverleners of subverwerkers. Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit overeenkomstig de verwerkersovereenkomst en toepasselijke wetgeving.
Input en output die via externe AI-diensten worden verwerkt, worden door de Aanbieder niet gebruikt voor het trainen van eigen algemene AI-modellen.
De Klant en iedere Gebruiker zijn zelf verantwoordelijk voor het vooraf informeren van deelnemers aan een gesprek over een opname en, indien wettelijk vereist, het verkrijgen van geldige toestemming of het hanteren van een andere geldige rechtsgrond.
De Dienst biedt ondersteunende functionaliteit voor consent-registratie per deelnemer (methode: vooraf, verbaal, schriftelijk, in opname) die bij opname-start kan worden ingevuld. Dit ondersteunt de Klant bij het aantonen van toestemming richting toezichthouders, maar ontheft de Klant niet van de eigen verplichting om deelnemers rechtmatig te informeren en toestemming te verkrijgen.
De Klant vrijwaart de Aanbieder tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het zonder geldige rechtsgrond opnemen, verwerken of analyseren van gesprekken door de Klant of Gebruikers.
De Dienst kan op uitdrukkelijk verzoek van de Klant stemkenmerken (stemvectoren) vastleggen om dezelfde spreker in volgende meetings automatisch te herkennen. Dit betreft een bijzondere categorie persoonsgegevens in de zin van AVG art. 9.
De verwerking van biometrische data is standaard uitgeschakeld en wordt uitsluitend geactiveerd door een tenant-administrator via expliciete opt-in in de instellingen. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen (AVG art. 9 lid 2 sub a) voordat stemprofielen worden gecreëerd. De Aanbieder biedt in de applicatie de mogelijkheid om alle stemprofielen en embeddings op elk moment definitief te verwijderen.
De Aanbieder treft passende technische en organisatorische maatregelen om de Dienst te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek, de aard van de Dienst en de risico's van verwerking.
De Aanbieder streeft ernaar de Dienst te beveiligen conform gangbare industriestandaarden, maar garandeert niet dat de Dienst volledig vrij is van kwetsbaarheden.
De Klant blijft verantwoordelijk voor de beveiliging van eigen systemen, netwerken, accounts, eindapparatuur, credentials en door de Klant beheerde encryptiesleutels.
Indien de Klant een optionele encryptiefunctie activeert waarbij de encryptiesleutel uitsluitend door of namens de Klant wordt beheerd, worden transcripties en analyses met die sleutel versleuteld.
Zonder toegang tot die sleutel kan de Aanbieder de inhoud van deze versleutelde gegevens niet ontsleutelen.
De Aanbieder slaat een dergelijke door de Klant beheerde sleutel niet op, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
Indien de Klant de encryptiesleutel verliest, kan de versleutelde data permanent ontoegankelijk worden. De Aanbieder kan deze data in dat geval niet herstellen.
Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, de software, documentatie, interfaces, modellen, configuraties en overige materialen van de Aanbieder berusten uitsluitend bij de Aanbieder of diens licentiegevers.
De Klant verkrijgt uitsluitend een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur en het doel van de Overeenkomst.
De Klant behoudt alle rechten op de door of namens de Klant aangeleverde Data. De Aanbieder verkrijgt geen eigendom op Data van de Klant.
Partijen zullen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen strikt vertrouwelijk behandelen en uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Als vertrouwelijke informatie geldt in ieder geval alle niet-openbare informatie over de Dienst, de beveiliging, prijzen, klantdata, technische inrichting en bedrijfsvoering van partijen.
De vertrouwelijkheidsverplichting geldt niet voor informatie die reeds rechtmatig openbaar was, rechtmatig van een derde is verkregen zonder geheimhoudingsplicht, onafhankelijk is ontwikkeld zonder gebruikmaking van vertrouwelijke informatie, of op grond van wet of rechterlijk bevel moet worden verstrekt.
De Klant kan gedurende de looptijd van de Overeenkomst een export van zijn data downloaden via de beschikbare exportfunctionaliteit, voor zover deze onderdeel is van de Dienst.
De export wordt aangeboden in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
Na beëindiging van de Overeenkomst heeft de Klant, tenzij anders overeengekomen, 30 dagen de tijd om data te exporteren. Daarna mag de Aanbieder de data van de Klant permanent verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.
De totale aansprakelijkheid van de Aanbieder wegens een toerekenbare tekortkoming of uit welke andere hoofde dan ook is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit daadwerkelijk aan de Aanbieder heeft betaald voor de Dienst. Indien de Overeenkomst korter dan 12 maanden heeft geduurd, geldt het daadwerkelijk betaalde bedrag over die kortere periode.
De Aanbieder is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie en verlies van kansen.
De Aanbieder is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of misleidende AI-output, onjuist of onrechtmatig gebruik van de Dienst, verlies van data of ontoegankelijkheid van versleutelde data als gevolg van verlies van sleutels of credentials aan de zijde van de Klant, of storingen en tekortkomingen van derden.
Deze beperkingen gelden niet voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de Aanbieder of voor zover beperking wettelijk niet is toegestaan.
De Klant vrijwaart de Aanbieder tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit door de Klant of Gebruikers aangeleverde of verwerkte Data, onrechtmatig gebruik van de Dienst, of schending van privacyrechten, auteursrechten, portretrechten of andere rechten van derden.
De Aanbieder is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe is verhinderd door overmacht.
Onder overmacht wordt mede verstaan storingen in telecommunicatie, internet of cloudinfrastructuur, uitval van nutsvoorzieningen, cyberaanvallen, pandemieën, brand, overheidsmaatregelen, arbeidsconflicten, oorlog, terrorisme en tekortkomingen van ingeschakelde derden.
Indien een overmachtsituatie langer dan 60 dagen voortduurt, hebben beide partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te beëindigen zonder schadeplichtigheid.
De Aanbieder is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen.
Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen direct worden doorgevoerd. Wijzigingen met wezenlijke impact op de Klant worden vooraf aangekondigd en treden in werking op de aangekondigde datum.
Op de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.