ForgeWise Recall
Laatst bijgewerkt: 23 april 2026
Dit document is opgesteld voor gebruik in samenhang met de overige ForgeWise-documentatie. In geval van tegenstrijdigheid gelden de afspraken uit de ondertekende overeenkomst en eventuele verwerkersovereenkomst of SLA.
ForgeWise B.V. hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten betrokkenen hebben.
ForgeWise B.V., gevestigd te Brielle, Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij verwerkt voor eigen bedrijfsdoeleinden, zoals accountbeheer, beveiliging, support, facturatie en communicatie.
Voor persoonsgegevens die klanten via ForgeWise Recall verwerken in het kader van meetings, opnames, transcripties en analyses, treedt ForgeWise in beginsel op als verwerker namens de klant. In dat geval is de klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Deze verwerking wordt geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst — de template is beschikbaar via /legal/verwerkersovereenkomst-template.md.
Voor privacyvragen kan contact worden opgenomen via privacy@forgewise.ai.
Voor het opnemen van gesprekken en het informeren van deelnemers ligt de primaire verantwoordelijkheid in beginsel bij de klant of gebruiker die de opname start. Die partij moet zelf beoordelen welke rechtsgrond, informatieplicht of toestemming vereist is.
| Gegeven | Bewaartermijn |
|---|---|
| Audio-opnames | Maximaal 7 dagen, tenzij eerder verwijderd |
| Transcripties | Zolang het account actief is of totdat deze worden verwijderd |
| Analyses | Zolang het account actief is of totdat deze worden verwijderd |
| Stemprofielen of stemkenmerken | Zolang de functionaliteit actief is of totdat deze worden verwijderd |
| Accountgegevens | Tot maximaal 30 dagen na beëindiging van het account |
| Beveiligingslogs en auditlogs | Zolang redelijkerwijs nodig voor beveiliging, incidentonderzoek en compliance |
| Supportverzoeken | Zolang nodig voor afhandeling en dossiervorming |
ForgeWise Recall is ontworpen volgens privacy-by-design en privacy-by-default principes.
Verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie. Audio-opnames worden lokaal op de servers van de klantomgeving getranscribeerd (Whisper large-v3) en verlaten de server niet. Uitsluitend het resulterende transcript wordt, voor zover AI-analyse is ingeschakeld, als tekst naar AWS Bedrock in Frankfurt gestuurd. Klanten kunnen optioneel kiezen voor volledig lokale analyse via Ollama/Gemma zonder enige externe doorgifte.
De volgende subverwerkers kunnen worden ingezet. Alle verwerking vindt plaats binnen de EU/EER; geen doorgifte naar derde landen.
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-hosting (applicatie, database, audio-opslag) | Duitsland / Finland (EU) |
| Amazon Web Services — Bedrock | AI-analyse van transcripten (alleen tekst, geen audio). Optioneel uit te schakelen ten gunste van lokale Ollama/Gemma. | Frankfurt (EU) |
| Resend | Transactionele e-mail (follow-up, notificaties). Alternatief: SMTP-server van de klant zelf. | EU |
| GlitchTip (self-hosted) | Error- en incident-tracking (stacktraces + meeting-ID tags; géén transcript-inhoud) | Nederland (EU, ForgeWise eigen beheer) |
AWS en bedrijven die persoonsgegevens in opdracht verwerken zijn onder verwerkersovereenkomst gebonden. Geen van deze subverwerkers gebruikt klantdata voor eigen doeleinden of modeltraining.
Klanten met admin-rechten kunnen via Instellingen → Compliance een kant-en-klaar AVG Artikel 30 Verwerkingsregister downloaden dat automatisch wordt gevuld met de actuele tenant-configuratie. Dit document kan direct worden aangeleverd aan de eigen Functionaris Gegevensbescherming of auditor.
Indien de klant een optionele encryptiefunctie activeert waarbij de encryptiesleutel uitsluitend door of namens de klant wordt beheerd, worden transcripties en analyses met die sleutel versleuteld.
Zonder toegang tot die sleutel kan ForgeWise de inhoud van deze versleutelde gegevens niet ontsleutelen.
ForgeWise slaat een dergelijke door de klant beheerde sleutel niet op, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Bij verlies van de sleutel kan versleutelde data permanent ontoegankelijk worden.
Voor bepaalde onderdelen van ForgeWise Recall kan gebruik worden gemaakt van externe AI-diensten voor analyse of samenvatting.
Persoonsgegevens die hiervoor worden verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor het leveren van de gevraagde functionaliteit. ForgeWise gebruikt klantdata niet voor het trainen van eigen algemene AI-modellen.
Indien externe AI-diensten worden ingezet, worden daarvoor passende afspraken gemaakt over verwerking, beveiliging en gebruiksdoeleinden.
Een verzoek kan worden gestuurd naar privacy@forgewise.ai.
Indien ForgeWise een verzoek ontvangt over persoonsgegevens waarvoor een klant verwerkingsverantwoordelijke is, kan ForgeWise het verzoek doorgeleiden naar die klant.
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan horen wij dat graag eerst via privacy@forgewise.ai.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
ForgeWise B.V., Brielle, Nederland, privacy@forgewise.ai
ForgeWise kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, de Dienst of de wijze van verwerking. De meest actuele versie wordt beschikbaar gesteld via de website of de applicatie.